Näin kytket yrityksen sähköpostin maksuttomaan Gmailiin

Tätä minulta kysytään paljon ja itsekin kehotan asiakkaitani ohjaamaan yrityksen sähköpostit Gmailiin (tai Gsuiteen, mutta siitä hiukan enemmän tuolla loppupuolella).

Miksi käyttäisin yrityksen sähköpostia Gmailin kautta?

Eikös sinne firman meiliin kirjauduta oman sivuston kohdasta ”webmail”? Miksi se ei olekaan paras ratkaisu?

No, tähän on monia hyviä syitä:

  1. Gmail on saavutettavissa millä tahansa laitteella
    Pöytäkoneella netin kautta ja mobiilissa sovelluksena. Kukin tyylillään! Webhotellien yleisesti käyttämät sähköpostialustat kuten Horde tai Squirrelmail eivät ole ihan niin optimoituja esimerkiksi mobiiliin
  2. Sähköposti ei ole sidottu siihen yhteen läppäriin siellä toimiston pöydällä
    Tyypillisesti yrityksen sähköposti kytketään IMAP-protokollalla tietyn tietokoneen sähköpostiohjelmaan. Useamman henkilön käyttäessä samaa sähköpostia tämä on tietenkin hankala tilanne. Gmail kun toimii verkossa, siihen pääsee myös käsiksi mistä vain verkon kautta.
  3. Tila ei lopu ihan heti kesken
    Google tarjoaa tilille 15Gt ilmaista tilaa. Tätä en itse ole vielä saanut täyteen pelkällä sähköpostilla ja minulla sähköpostia liitteineen liikkuu PALJON.
  4. Sinun tarvitsee muistaa vain yksi (mieluiten vahva) salasana sähköpostiin
    Toki voit käyttää Last Passia tai vastaavaa salasanasovellusta, mutta silti.
  5. Hyödyt Gmailin googlemaisista ominaisuuksista
    Minulla Gmailissa on kovassa käytössä tunnisteet, tähtiluokitukset sekä Gmailin automatiikka, joka ohjaa esimerkiksi mainokset omalle välilehdelle. Gmailissa voi myös luoda sääntöjä luokittelun automatisoimiseksi. Ihanaa!

Ilmainen Gmail vs. Gsuite

Gsuite on Googlen yrityksille tarjoama kokonaisuus, joka sisältää muun muassa Gmailin. Jos yrityksessäsi käytetään muutenkin Googlen palveluita ja koko hommaa halutaan pyörittää oman domainin kautta, silloin Gsuite on ilmaista Gmailia parempi ratkaisu. Gsuite maksaa myyjästä riippuen noin 5,50€ /kk + alv 24%.

Monet asiakkaistani kuitenkin kokevat maksuttoman Gmailin (jota ovat jo muutenkin vuosia käyttäneet) riittävän mainiosti eikä heitä haittaa, että tilissä on useampi osoite kytkettynä. Itselläni maksuton Gmail on toiminut loistavasti myös yrityksen sähköpostin kanssa jo yli 10 vuotta.

Tarkasta aina hostingistasi tai esimerkiksi kotisivujesi suunnittelijalta, mitä vaihtoehtoa sinun kannattaa tai on mahdollista käyttää. Osaa sähköposteista ei nimittäin edes saa POP-protokollan kautta Gmailiin, jolloin käytännössä Gsuite on ainoa vaihtoehto Gmailin käyttämiseen.

Miten se firman posti saadaan menemään Gmailiin?

Ihan ensimmäiseksi mene Gmailiisin pöytäkoneella selaimen kautta (tätä ei pysty tekemään mobiilisovelluksessa).

Oikean yläkulman rataskuvakkeesta pääset klikkaamaan ”Näytä kaikki asetukset”.

Näin kytket yrityksen sähköpostin maksuttomaan Gmailiin 1

Mene asetusten neljänteen välilehteen Tilit ja tuonti.
Klikkaa kohdassa Lue sähköpostit muiden tilien kautta linkkiä Lisää sähköpostitili.

Näin kytket yrityksen sähköpostin maksuttomaan Gmailiin 2

Sinun tulee tässä vaiheessa tietää sähköpostisi tunnukset ja palvelintiedot. Ikkunassa kysytään nämä:

  1. Sähköpostiosoite: yrityksesi domainia käyttävä osoite esimerkiksi laura@jaloin.fi
  2. Tuo sähköpostit toiselta tililtäni (POP3): Käyttämällä POP-protokollaa viestit tulevat vastaisuudessa VAIN Gmailiin eivätkä ne kuormita webhotellitilaa.
  3. Käyttäjätunnus: Tämä on sama kuin koko sähköpostiosoite, esimerkiksi laura@jaloin.fi
    Salasana: sähköpostisi salasana (muista, jos muutat salasanaa myöhemmin webhotellissa, tämä pitää päivittää myös Gmailiin)
    POP-palvelin: Tiedon saat webhotellistasi. Esimerkiksi Zonerilla se on aina mail.zoner.fi
    Portti: salatussa yhteydessä 995. Joskus harvoin webhotelli ei suostu yhteistyöhön salatun yhteyden kanssa, jolloin voit kokeilla myös salaamatonta portilla 110
    Jos ja kun käytät salattua yhteyttä, ruksi kohta ”Käytä aina salattua yhteyttä (SSL) viestien hakemiseen.
    Tässä kohdassa voit myös luoda suoraan tunnisteen, joka tulee kaikkiin kyseiseen sähköpostiin lähetettyihin viesteihin. Tunnisteita voi määritellä myöhemminkin.

    Klikkaa ”Lisää tili” ja Gmail hakee tiedot webhotellin päästä.
Näin kytket yrityksen sähköpostin maksuttomaan Gmailiin 3

Viestien lähetys ulkoisesta sähköpostista Gmailia käyttäen

Seuraavaksi pääset määrittämään lähetysasetukset. Pysymme edelleen samassa keltaisessa ikkunassa.

  1. Nimi: Voit määrittää mitä vastaanottajalla näkyy lähettäjän nimen kohdalla.

    Kohtele aliaksena: Kyllä vai ei?
    Aliaksena ulkoisen sähköpostin henkilö on ”minä” Gmailin viestilistassa, kun taas ei aliaksena ulkoinen posti on ikäänkuin itsenäinen toimijansa saman laatikon sisällä. Tämä liittyy lähinnä siis Gmailisi sisäisiin käytäntöihin, tällä ei ole vaikutusta näkymään vastaanottajilla. Itse olen jättänyt ruksimatta ja viestilistassa näkyy yrityksen viestien kohdalla ”Laura” eikä ”minä”.
  2. SMTP-palvelin: Tiedon saat webhotellistasi. Esimerkiksi Zonerilla se on mail.zoner.fi
    Portti: salatussa yhteydessä 465. Jos salattu yhteys ei onnistu, salaamattoman portin numero on 587.
    Käyttäjätunnus: Tämä on sama kuin koko sähköpostiosoite, esimerkiksi laura@jaloin.fi
    Salasana: sähköpostisi salasana (muista, jos muutat salasanaa myöhemmin webhotellissa, tämä pitää päivittää myös Gmailiin)
    (Kyllä, nämä samat tiedot syötetään tässä kohdin uudestaan)
    Yhteyden suojaus (TLS tai SSL) määräytyy käytetyn portin mukaan.
    Klikkaa ”Lisää tili” ja Gmail tekee homman loppuun.
  3. Sinun tulee vielä vahvistaa viestien lähetysmahdollisuus Gmailista. Turvakoodin pääset katsomaan webmailin kautta (tai mistä oletkaan sähköpostia käyttänyt aiemmin).

    Mutta koska se voi olla hankalaa tai et ole koskaan edes kirjautunut webmailiin (ihan uusi tili) saat turvakoodin Gmailiisi, koska edellisessä vaiheessa määritit jo postien tuomisen POP-protokollalla!

    Viesti ei tule ihan samantien, mutta voit aiemmin käytetyllä Tilit ja tuonti -välilehdellä käydä päivittämässä viestien noudon klikkaamalla sähköpostiosoitteesi kohdalta ”Tarkista sähköposti nyt”:
Näin kytket yrityksen sähköpostin maksuttomaan Gmailiin 4

Voilá! Koodiviesti Gmail-tiimiltä tulee postilaatikkoosi ja pääset syöttämään koodin keltaiseen ikkunaan. Tämän jälkeen sähköpostisi on toimintavalmis!

P.S. Muista määrittää yrityksen sähköpostille oma allekirjoitus Asetusten Yleiset-välilehdellä.

Lue myös

Lomavastaajan kytkeminen Gmailin kautta käytettävään oman domainin sähköpostiin

Haluatko tietää lisää?

Kerro muillekin:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Laura Jalonen markkinoinnin vinkit

Vinkkipankissani käsittelen aiheita, joita käyn läpi lähes jokaisen uuden asiakkaan kanssa. Täältä löytää vinkkejä etenkin aloittavan pienyrityksen tai yhdistyksen markkinointiin, mutta monet seikat pätevät myös isompien ja kokeneempien yritysten kohdalla.

Laura Jalonen